
整理是實現心動工作的第一步,也是最有效的一步。
▌前言
當初對於「近藤麻理恵」的認識來自於 Netflix 影集「怦然心動的工作整理魔法」,從中得到了許多啟發與行動,記得當時將房間足足丟了五大袋的物品,隔一段時間之後,甚至將房間重新粉刷以及調整一番,對於「不再雜亂的法則」很有感,發現「整理」對於自己的影響甚鉅,從生活秩序到個人心境,都起了一些化學變化。
不過之前的書以及影集大多是從「家」為出發點,但是這次是以「工作」為主,畢竟工作也占了一天的三分之一,大部分的工作都是「以人為事」,很多突來的任務,造就為動態的系統,所以我就很好奇,她是如何調整工作成為有秩序的整理?

▌作者
這本書是採雙作者形式,其一是整理女王「近藤麻理恵」,另一則是組織心理學家「史考特.索南辛」,著有《讓「少」變成「巧」》一本,有人也稱此書為「進階的近藤麻理恵整理法」。
此書有兩人各自負責的篇章,並會在對方的篇章當中,補充自身對此的想法,此書舉例皆以真實案例為主,不過名字有作修改。

文章架構:
1. 整理對工作的真正效益
2. 工作整理法則一(辦公空間、數位資料)
3. 工作整理法則二(時間、決策)
4. 工作整理法則三(人脈、會議、團隊)
5. 學習後記
閱讀時間: 8分鐘
上面的架構是我依自身閱讀後,認為比較有收穫的內容所整理,並且於內文補充一些從別處學習,關於「生產力」以及「專案管理」內化的心得。
▌整理對工作的真正效益
雜亂對工作造成的破壞力
1、造成大腦超載
周圍堆疊越多物品時,大腦的負荷就會越大,當我們準備要專注時,就容易被這些眼前的資訊充塞,影響到工作的啟動及效率。
就像是手機對現代人的影響,總是不斷轉移我們的注意力,造成大腦的運作不斷被中斷,也就無法產生好的工作心流。
2、失去對自己的掌控感
當我們被物品、資訊、工作淹沒時,就會逐漸失去選擇的權力,當我們逐漸忘記可以「採取主動」這件事,就會逐步失去掌控感,也造成累積逃避的舉動,在心理產生悶塞感,而思緒也在逃避與行動間游移不定,久而形成了惡性循環。
3、影響他人期望,造成畢馬龍效應
研究顯示,一個人的工作空間愈整齊,在別人眼裡就愈可能是聰明、溫暖、沉著、有野心的人。同理當你周圍雜亂時,也會造就觀感不佳,當同事對你的期望不高時,也容易影響你對自己的信心及期許。
「畢馬龍效應」是根據老師對學生的期望愈高、學生成績就愈好的研究發現而形成的理論,同理在職場上也一樣的重要。
整理幫助你找到目標
公司是我們僅次於家裡待最久的地方,也是人生當中很珍貴的一部分,如果總是被負面情緒給填滿,就可惜了一些,透過整理的過程,我們可以自我對話,重新檢視自己的工作模式,思考為何造就成現在的狀態。
很多事情並非一日之寒,唯有再次打破攪動它,才能感受到嶄新的能量,而整理就是一個很具體的行動。
而根據心中理想工作的模式,來設定整理的目標,你就會以正確的心態展開整理工作,讓整理有了更多的層次以及意義。

▌整理法則一(辦公空間、數位資料)
一、辦公空間
1、決定好每樣物品的類別收納
如果沒有按照類別分類,很容易忙碌過後又打回原形,建議把同一類物品收納在同個空間,未來就不用耗費太多的記憶去回想位置,也可以避免因忘記而重複購買的現象,類似「系統專案」的概念。
2、善用盒子,直立收納
這個的方式不只看起來整齊,同時能減少空間的浪費,也善用了「視覺化」的方式,可以明確知道座標位置,不會因為被擋住而忽略掉,降低回想決策的成本。
3、桌面上不放任何東西
因為桌子是工作平面,而不是收納櫃,這樣做可以讓自己保持專注,不過也不是說一定要全部淨空,你可以因應工作型態做一些調整,例如將書寫工具放在桌上的筆筒,或是精挑細選需要的工具,因為這樣能為工作上帶來心動,以及減少不必要的干擾。
書:藉由整理發現自己的價值
不同的書在生活當中扮演不同角色,加上每個人對書的價值觀不同,很難一以概之。
我這邊以「買了但沒時間看的書」為主,現代人因為知識焦慮,買了許多時下流行的書,但是書本卻不斷囤積,這時候把書拿起來,看是否還有怦然心動的感受,如果打算「找一天」讀,建議直接訂出日期,否則「那一天」永遠不會到來。
我個人也曾經陷入這樣的情況,目前以「輸出」當作我的指標,如果買的書沒有盡快看完撰文,那就限制自己買書的額度,減少知識焦慮引起的衝動購物。
文件:基本原則就是「全部丟掉」
這句要表達的是要有決心,將一些不重要的文件按時丟掉,因為文件一旦積累,每次翻找的過程都會耗時費心,而文件並不太會產生心動的感覺,需要看內容來決定去留,所以必須以「事前的分類系統」來處理。
文件大致分為「待辦」、「必存」、「想存」,「待辦」是需要採取行動的文件,建議獨立放在一個文件盒中,「必存」主要是某些報告、聲明、合約等,通常得保留一段時間,可按類別分類,將不需留存的文件掃描,「想存」是想留作自己參考,以及真的會讓自己心動的文件,其餘的就可以全部丟掉了。
名片:複習你的人際關係
其實現代的人大部分都用社群媒體、電子信箱聯繫,留存太多名片並無助益,與其塞進抽屜從此遺忘,不如帶著敬意整理,謝謝它曾經對你的幫助,再以不洩漏個資的方式處理掉,或許更有意義性。
不過可以留下幾張讓你心動的名片,尤其是對你生命中有影響力的人事物,以我自己為例,我有保留「楊田林」老師的名片,他是很多老師的老師,以身教影響著許多講師,這張名片對我來說有不同意義,能夠提醒我初衷及師道,一個小故事與大家分享。

二、數位資料
現在科技非常方便,每個工作也有不同的規範,有些需要使用特定的電子系統,有些工作機動性高,需要隨時注意通訊軟體,但是當工作及生活界線劃分不清,有許多急迫但不重要的瑣事影響著你,就必須好好為自己整理一番,而整理數位資料的目標就是「讓科技為你服務,而不被科技控制」。
1、電子檔案
現在因為科技進步,大多用「搜尋」功能就能找到檔案,書中建議運用三大資料夾來分類,分別是「目前專案」、「留存紀錄」、「儲存工作」,「目前專案」主要是現在進行式的各專案內容,明確知道現在該專注的內容,「留存紀錄」指由他人提供,大多無法修改,像是法律合約、員工檔案、政策程序等,「儲存工作」大多為已完成,但未來會用到的檔案,像是作品集、客戶簡報、過去研究等。
我個人有加上使用桌面整理軟體「Fences」,我認為打開電腦的第一層畫面—電腦桌面,應當要簡潔有架構,它也代表著我們的工作模式與習慣建立。
而第二層子資料夾裡頭的專案,可以依工作的狀況來建置檔案,不太需要設定許多規範,當我們的專案完成後,就可以將檔案拉至「儲存工作」或者放置公司雲端後便刪除,感謝它與你曾經努力的過程,後續需要查找再善用搜尋即可,不要全部堆疊在桌面,或是花很多時間建立許多分類資料夾。

2、電子信件
作者提及會許多人會有不斷想查看信箱的衝動,因為怕錯過重要的訊息,心理也部分認為「即時回覆」是負責任的表現,但研究發現,花愈多時間在電子郵件上面,生產力會愈低,而壓力指數也會升高。
當你仔細回想,其實真正緊急的信件,對方通常也會透過電話先聯繫告知,所以其實只要「訂好回信時間」,不僅可以專心工作,也讓回信品質提升許多。
另一個狀況是電子信件太多被埋沒,這時候可以設定標籤或資料夾,每天的「回信時間」花一分鐘來整理及刪除,也能讓你的電子信箱更有怦然心動的感覺。
3、手機程式
手機的方便性的確可以增加生產力,但是太過依賴會產生很大干擾,除了重要通知以外,其他通知都可以關掉,把手機放在視線之外的區域,太多程式因為剛開始新奇而下載,然而卻未曾再使用過它,建議可以直接刪除,不但節省手機空間,也把容量留給真正需要的應用程式。
接下來將剩下的應用程式作分類,例如主畫面、工作類、生產力、電子商務、社群媒體等,當手機也單純化之後,才能有更怦然心動的感覺。

▌整理法則二(時間、決策)
三、時間
每個人一天都只有二十四小時,必須思考如何開源節流,讓時間用的更有效率,首先必須找出造成時間虛耗的原因,書中從心理學中找到三個答案。
1、過度贏取
每個人都想獲得獎賞和保持競爭力,但也容易偏離目標,不要拿自己熱愛的事去交換你不重視的獎賞,留意真正想要的東西、真實的自我,以免落入錯誤目標的陷阱,把時間花在並不真的重要的事情上。
2、把急事當要事
人的腦袋會不自覺的認為最急的事就是最重要的事,搞錯事情的輕重緩急,這是有原因的,因為重要的事通常比緊急的事還困難,所以容易一拖再拖,而急迫的事完成後,立即就會得到成就感,但其實對工作真正的效益並不大。
3、一心多用
組織心理學家提及,一心多用的人多半是職場上最沒生產力的人,一心多用其實是快速在不同事情之間轉換,但無法有效率地完成,在不同事物間轉換時也容易出錯,同時落入「把急事當要事」的陷阱。
評估你的工作,增加工作的心動度
通常工作分成三種,第一種是「核心工作」,是工作中最核心且不斷進行的事,也是確立職場價值的關鍵,第二種是「專案工作」,通常是有明確開始和結束的工作,第三種是「發展性工作」,是幫助我們學習或成長的內容。
將自己目前手上的工作先做分類,並且思考這些工作對提升職位、打造未來、獲得成就等有幫助嗎?如果沒有的話,可以與上司討論這些事情的意義性,以及該如何取捨、找到平衡,就是很重要的一件事了。
四、決策
忘掉低決策,整理中決策,聚焦高決策
「低風險決策」值得花時間的可能性較低,就可以盡量讓它「自動化」,像是選擇報告要用的字體、出差該住哪邊飯店、挑選影印用紙等,透過需求來選擇自動化的方式,像是賈伯斯把穿衣選擇自動化,每天都穿同款式的高領毛衣。
「中風險決策」介於低與高之間,可以透過思考這個決策對工作的重要性來存留,假如不值得的話可以列入低決策,值得的話就列入專案處理,以此方式進行,之後面對新決策時,就有了整理的經驗和信心,不再被過多選擇而耗心費神。
最後我們應該把重點放在真正有影響力的決策上,思考哪些值得透入、那些該刪除、授權或自動化,這樣就不會被吃不消的選擇壓垮,而對工作失去了許多動力。

▌整理法則三(人脈、會議、團隊)
五、人脈
根據研究發現,人最多只能跟一百五十人維持有意義的關係,也就是著名的「鄧巴數」,也稱為「150定律」。所以我們可以試著審視自己的人際圈,是否虛耗過多時間在沒意義的交際,透過重整人脈過程養成「定期檢視」及「珍惜人際」的習慣。
建立高品質的關係
1、真的在場
在臉書按讚以及制式的罐頭訊息都是容易的事,但是意義性不大,當你願意空出時間到場祝賀,或是當一個用心的傾聽者,這樣的關係才是難能可貴的。
2、幫助別人發揮所長
當別人發現你真的想幫助他們的時候,就會敞開心胸跟你建立良好的關係。例如用心帶新人、用心提供建設性的意見、替他人努力發聲等。
3、敞開心胸,相信別人
第一是勇於坦承自己錯誤和缺點,尤其是領導者或者是有才能的人,不要假裝自己很完美,因為這樣才有可能跟別人建立更有意義的關係,第二是真正的授權,如果指派工作給別人,又不斷監督進度,會讓人感受無視對方想法。
4、鼓勵玩心
玩心可讓人更放心地作自己,即便偶爾耍笨也無妨,能夠深化思考並激發創造力。可以舉辦一些小活動,活動與工作並無關聯,這樣能讓心情更加鬆弛,也更容易自在的交心。

六、會議
工作滿意度取決於開會,當會議有好的討論與決策,會讓同仁對工作產生心動的感覺;要是會議冗長無意義,就會成為痛苦的來源,也是生產力最大的殺手。
首先我們需要先區分「無關的會議」還是「鬆散的會議」,「無關的會議」可以試著想辦法減少或避免,但是「鬆散的會議」可以透過下面的方法做一些調整,幫助團隊有更好的成效。
1、設想會議目的:思考會議的必要性,如果只是公布資訊,通常有更好的方式可以達成,把會議留給討論和決策,如果是固定的定期會議,可以思考是否當有重要事情再召開即可。
2、思考與會人員:有時候人太多反而會拖慢會議速度,更重要的是「找對人」,有珍貴的資訊分享,或有權力採取行動及決策的人。
3、寫出會議目標:幫助受邀者決定是否有必要參加,如果沒有必要,可以允許跳過這場會議,如果認為少了他會失去效能,也可以說明他的參與很重要。
4、鼓勵積極參與:可以現場或私下鼓勵成員多發表意見,真心表達想聆聽同仁的建議,但切勿請人逐一發表意見,會導致會議拖沓排斥,讓有想法的人直接發言即可。
5、訂出會議時間:一旦會議超過六十分鐘,精神就會開始渙散,建議事先告知預計時間,適當的時間壓力也能激發創意。
6、為會議作總結:能讓大家明確知道這場會議的重要性,以及真心感謝大家撥冗參與,最後將討論結果重新佈達,有一個明朗的行動及收尾。

七、團隊
通常團隊分為你主要工作的「職務團隊」,另一個則是臨時成立的「專案團隊」,為了解決特定問題,兩種團隊都需要與人合作,整合不同觀點,每個人對於理想的團隊都不同,有些人只談公事、有些會出去玩、有些互相激勵,端視你心中的定義。
有時候礙於工作性質,很難直接甩掉無趣的團隊,比較務實的方式是「把團隊變得更好」,首先必須讓每個人都能「發揮所長」,感受到能夠對團隊有所貢獻,建立成員間彼此的自信,再者建立「彼此信任」的氛圍,唯有如此才能打造一個安心的環境,讓成員即便犯錯也願意坦承,為改進團隊而努力。
亞馬遜執行長曾提及「兩個披薩原則」,也就是團隊人數不能超過兩份披薩餵不飽的規模,理想人數約四至六人,這樣大小的團隊能提出構想、做出決策及有所創新,人數若超過九人,成效就會下降許多。

▌學習後記
這本書使用比較全面的方式,重新審視工作上會觸碰到的人事物,整理的過程幫助你找出心之所向,興奮之餘有時也會感到惶恐,當你要做出新的改變時,會因為擔心他人的想法而裹足不前,但是唯有做出選擇,才能創造結果。
工作和生活就是過去選擇的總和,無論結果如何,都是自己的選擇,如果自己在做不心動的事,也提醒自己現在走的路,也是過去的選擇,以這樣的理解為基礎,相信就知道接下來要做甚麼了。
如果選擇要放掉某些事,也要懷著感激放手,如果選擇繼續,就抱著信念前進,無論決定是甚麼,只要慎重且充滿信心的選擇,都能幫助你實現怦然心動的生活。
整理是實現怦然心動工作的第一步,也是最有效的一步,透過整理實體、時間、人脈、決策等,一步一步打造理想的工作空間,讓你的工作充滿信念與收穫,也為團隊帶來正面的影響力。
「清理可以幫助你,找回自己以及整個宇宙的節奏,我們要活在這個節奏當中」
謝謝你的閱讀!我是鄭凱文。
我是一名職能治療師/魔術師/簡報老師。
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