新世代工作必備技能：精煉思考的技術
書名｜「紙一張」簡報術
作者｜淺田卓（SUGURU ASADA）
出版｜幸福文化
日期｜2021/06/30
▌前言
作者「淺田卓」之前另一著作為《在TOYOTA學到的只要「紙1張」的超實踐整理技術》，致力於推廣「精煉思考」的能力，而此書應用的場域不太一樣，不過算是使用同一套思考模型，因應情境進行一些調整變化，所以其實大道至簡，只要能夠熟悉活用，對於職場上就有很大的助益。
閱讀前的三個目標：
一、紙一張簡報術應用的優勢？
二、如何應用紙一張簡報術？
三、如何將這樣的概念延伸到工作場域？
▌紙一張簡報術的優勢
隨著數位化時代來臨，開始越來越多的工作數位化、商務通訊軟體使用、遠距工作增加，而溝通上的品質及效率就顯得重要許多，「紙一張簡報術」意即將想表達的內容濃縮在一張 A4 紙，透過「有限」來達到有效率的傳達。
它真正想表達的就是「思考整理術」，而非表面上的「製作資料術」，當你具備這樣的技能時，就可以因應形式，選擇要用簡報、郵件、通訊軟體等，幫助雙方達到有效溝通。
此書有一個金句我很喜歡就是「Silence is Goal.」，意即「無聲達標」，就透過好的視覺輔助框架，幫助對方快速理解，再使用精準的語言表達溝通，甚至不用語言，這樣的方式能為彼此節省時間，達到高效傳達的作用。
面臨新型態的遠距工作，時間以及注意力容易變得分散，這時候「非同步溝通」就顯得重要許多，有時候「不即時回覆」反而提高效率，因為在未具備先備知識的情況下討論，其實大多無益且費時，如果能事先寄至信箱，讓對方安排適當時間了解，後續討論才是有效且精準的。
今年聽到「侯智薰」的線上講座，主題為「你不可不知的遠距工作術」，覺得有不少受益，下面分享 2018 年他分享過的內容，裡頭有一些類似的觀念，有興趣者不妨前去觀看。
遠距工作不是逃離，需要更積極的參與，因為給了你更舒適的自由空間。
https://medium.com/remote-taiwan/remote-taiwan-jandi-512d42829d14https://medium.com/remote-taiwan/remote-taiwan-jandi-512d42829d14
▌紙一張簡報術的應用
紙一張簡報術的三特徵
紙一張的三個特徵為「紙一張、框格、主題」，主要是來自於豐田的企業文化，一切工作相關的溝通都用「紙一張」呈現。
1、所有資料歸納成「紙一張」
2、訊息集中在「框格」內
3、將「主題」標記在各框格上面
第一點是將所有資料歸納成「紙一張」，這樣資料就會經過思考篩選的流程，避免塞滿無謂的訊息，並思考三個面向「What、Why、How」的問題，讓整體的表達能夠邏輯且清晰。
第二點是訊息集中在「框格」內，人類天生討厭空白，一看到空白就想填滿，透過這樣的制約設計，能夠幫助我們快速思考，產出可行的解決方案。
第三點是將「主題」標記在各框格上面，避免思考過於發散，透過此舉可避免填入不相干內容，因為當沒有框格或主題時，容易變成條列式的書寫，邏輯及脈絡較不容易清晰。
三色筆的心理學
除此之外，他會使用三種顏色的筆，分別為「綠色、藍色、紅色」，「綠色」用來畫框線、寫明主題，「藍色」用來整理訊息，「紅色」用來歸納想法。
而這些顏色也有心理學的作用，藍色有助於放鬆，所以更容易專注，綠色將像是綠燈，代表前進的意思，所以藍色及綠色就像思考的發散，而紅色就像紅燈，代表著停止，也就是思考的收斂。
下圖是書中的示範，都是在短時間幾分鐘內完成輸出想法，再進行聚焦篩核，左圖為針對員工兼差的想法，於是透過矩陣的方式輸出正反理由，就能夠避免偏頗單方面理由，也能好好比對正反方的理由，而作者最後挑出三個，進行最後的立場決策。
右圖則為用三十秒說明自己的工作內容，作者也利用了十六矩陣進行，先寫出與工作有關的關鍵字，再用紅筆收斂，圈選出五至六個，並思考運用什麼樣的順序更容易理解，並將順序脈絡理清。透過這樣的過程，不需要花太多時間，就能幫自己產出內容。
任何課題都是為了解決三個疑問
書中提到的三個疑問為「What、Why、How」，其實也是常講的黃金圈理論，不過透過順序的調度轉換，來幫助聽眾聚焦理解，透過這三個問題能大幅增加邏輯與說服力。作者用「工作經歷介紹」當作案例，加上一些綠字增加資訊的聚焦，每一項都各別提出三個重點（Point），運用三的法則，抓出重點精闢表達。
- 具體項目？—What？
- 為甚麼要推廣？ — Why？
- 如何推廣？ — How？
對這樣的內容有更多興趣的人，下面的系列文章做了很清晰完整的解說，有興趣者不妨前去觀看囉！
https://medium.com/remote-taiwan/remote-taiwan-jandi-512d42829d14
▌應用到工作場域
上半部分是初步思考的環節，其實掌握「思考整理」的技巧，等同於完成了八成的資料製作，接下來就是將日常語句轉成正式文體，或是輸出成簡報，簡報的本質是視覺輔助（Visual Aid），因此此處的簡報製作以「快速省時、清晰表達」為主。
大家可以看到下圖「手寫初稿」轉化成「資料製作」，將一些口語的文字轉成正式文體，也將細節說明更清楚完整了，而下方的「簡報製作」，總共做成十六頁，其實不用太多花樣，就是將內容大綱羅列，重點分不同頁面講解，就完成了一份邏輯清晰的簡報。
此處簡報還有一個細節，就是內容大綱會再加上頁碼，讓聽眾理解目前的座標位置，而此處就是「2/16、7/16、12/16」，讓觀眾有好的預設情緒，我覺得是一個簡單但很棒的細節。
作者針對內容會做三次思考整理，第一次「手寫」，第二次「電腦螢幕」，第三次「列印紙本」，每次都會進行不同形式的思考整理，因此每一次都有新發現的可能性，這樣的概念我鮮少做過，認為未來有機會可以嘗試看看。
此書還有提及簡報時的一些技巧，不過很多簡報書都有提及類似觀念，我這邊就不特別點出相關細節。
▌一張紙簡報術的終極目標
最後一章節我蠻喜歡的，作者將這樣的概念化為內功，前面是從零到一的過程，終極目標則是再從一回到零，不用任何媒介也能傳達，作者認為簡報就是一種「Presence」，此處意思為存在感、信賴感，你累積至今的形象意涵。
當你的存在本身就足以贏得對方的信任，那麼甚至不需要紙一張簡報技巧，只要你認同值得的觀點，同事客戶就憑你的人格買單了，要達到這樣的境界需要熟讀、執行，再到精煉，不斷的練習內化，操練精煉思考的能力，前期可能會有點麻煩不適應，但是一旦成為了習慣，相信會是很棒的職場加分工具。
時常可以問自己下面三個問題：
1、你平常累積了什麼樣的言行和工作態度？
2、你至今都與簡報對象建立起什麼樣的關係？
3、你有多少足以傳達給初次見面對象知道的實績？
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September 26, 2021
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我是一名職能治療師/魔術師/簡報老師。
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